La gestione del magazzino è sempre stata percepita, negli anni, come processo standard che rappresentavano un costo fisso irriducibile per l’azienda. C’era un tempo in cui effettivamente questa situazione rispecchiava la maggior parte dei magazzini, ma oggi non è più così. Le aziende leader dei pricipali settori industriali si sono mosse da tempo per ridurre i costi di magazzino e ottimizzare le attività che vengono svolte nel processo di stoccaggio, attraverso un software dedicato ed altre soluzioni di cui abbiamo parlato nell’articolo dedicato alla gestione del magazzino.
La cosa più importante per le imprese è applicare la tecnologia in modo appropriato a queste sfide, riuscendo davvero nell’intento di essere più efficaci e ridurre i costi di magazzino.
La maggior parte delle aziende che si trovano a stoccare materiali e prodotti in grande quantità, catalogano la riduzione del costo di gestione delle operatività di magazzino tra le sfide più critiche per il miglioramento aziendale.
Dalla nostra esperienza possiamo evidenziare tre principali aree in cui la tecnologia può aiutare le aziende a vincere questa sfida:
- promozione degli ordini online,
- ottimizzazione delle attività di picking e di spedizione,
- riduzione degli sprechi interni al magazzino e gestione più efficace,
1. ORDINI ONLINE: MENO TEMPO E PIÙ PRECISIONE
Il modo in cui un cliente effettua un ordine, da un occhio esterno, potrebbe avere poco a che fare con l’efficienza del magazzino. Ma se ci pensate è abbastanza intuitivo considerare come un ordine online renda tutto molto più semplice. Colossi come Amazon, ebay, Ikea o altri marketplace internazionali gestiscono ordini ogni minuto in modo preciso e veloce, ordini che i clienti effettuano in piena autonomia sui rispettivi siti e che vengono comunicati in modo automatico al magazzino, facendo risparmiare tantissimo in termini di tempo e risorse.
I vantaggi degli ordini online sono evidenti prima di tutto da un punto di vista meramente organizzativo, essendo il cliente stesso ad effettuare l’ordine vediamo una netta diminuzione degli errori e delle contestazioni per ordini incorretti. Gli ordini online costringono tutta l’organizzazione aziendale a:
- una maggiore efficienza,
- più chiarezza nella gestione delle anagrafiche,
- l’utilizzo di univoci elementi associati al prodotto venduto,
Ottenendo benefici con processi più snelli. Sono catalizzatori che magicamente danno un orientamente comune alle varie funzioni aziendali.
In secondo luogo, grazie agli ordini online ed ai sistemi integrati di gestione del magazzino, il cliente ha il vantaggio di ordinare conoscendo le disponibilità reali di magazzino e c’è un netto calo di ordini che è impossibile evadere, evitando tutto il tempo e le risorse che si sarebbero impiegate per coordinare l’ufficio acquisti (che deve sentire il fornitore per il riordino) o la produzione per le tempistiche di un riordino e il cliente finale che deve decidere se attendere il prodotto o rivolgersi ad un competitor.
Da questa piccola considerazione risulta evidente come la congiunzione dell’aumento degli ordini online per i clienti vada di pari passo con l’adozione delle tecnologie appropriate da parte delle società per riuscire a soddisfare tutti i clienti. Le tecnologie avanzate nelle operazioni di logistica e movimentazione del magazzino stanno sempre prendendo più piede per ottimizzare e facilitare le attività degli operatori, basta pensare all’ormai largo uso che si fa di dispositivi mobili, lettori di codici a barre o carrelli LGV guidati tramite le radio frequenze o anche solo l’utilizzo, in azienda, di un wms dedicato. Pensate che il magazzino di Amazon venga gestito con un inventario cartaceo?
Ma come possiamo gestire queste nuove necessità? Come possiamo coordinare le operazioni di magazzino con gli ordini e le spedizioni?
2. SOLUZIONI TECNOLOGICHE AVANZATE PER LE ATTIVITÀ DI PICKING VELOCE E SPEDIZIONE
Una seconda area molto critica sulla sfida alla riduzione dei costi di stoccaggio, come rivelato dal sondaggio, è quella di picking e di spedizione. Ogni volta che un prodotto è pronto per essere spedito, deve essere prelevato da una determinata area (che può essere un punto di stoccaggio in magazzino o dalla produzione), portato nell’are in cui viene impacchettato ed etichettato e poi spostato nell’area di spedizione.
Questa serie di passaggi concatenati possono risultare, per due aziende competitor, un unico flusso ordinato e perfettamente gestito o una seria di attività time consuming che fanno perdere lo spartiacqua tra l’azienda leader e l’inseguitrice. Soprattutto nei settori dove i margini sono variabili, a tal punto che a volte i costi per far rientrare un ordine sbagliato o incompleto, superano il valore del prodotto stesso, è importante che l’intero processo sia gestito dall’inizio alla fine in piena trasparenza delle attività e dei dati tra i vari reparti interessati.
Le aziende ancora oggi sono scettiche sulla scelta di passare all’ammodernamento del magazzino, eppure tutte quelle che hanno scelto di farlo ne hanno subito avvertito i benefici sotto diversi aspetti non solo organizzativi e di logistica (puoi leggere alcuni case history dei nostri clienti in questa pagina).
Pensate solo al risparmio di tempo, di formazione del personale e di risorse spese di cui potete beneficiare nella movimentazione di colli e merci in un magazzino completamente automatizzato che riesca a collegare aree diverse del vostro impianto (dalla baia di arrivo alla produzione, dal magazzino alla baia di imballo e spedizione) in un unico processo guidato. Tutto questo grazie all’integrazione di più software in grado di gestire la produzione, il magazzino e la spedizione nell’ottica di ottenere un sistema intralogistico. Gli operatori non saranno più direttamente coinvolti in massicce operazioni manuali, ma dovranno supervisionare l’intero processo e potranno dedicarsi ad attività decisamente più redditizie per l’azienda, dedicarsi a gestire imprevisti o eccezioni, dedicarsi a rendere il servizio al cliente finale praticamente perfetto.
La tecnologia oggi è in grado di rendere più sicure e più veloci tutte le operazioni di magazzino, dando agli operatori la possibilità di visualizzare, in tempo reale, tutte le performance dei vari reparti, l’avanzamento dei lavori, l’inventario costantemente aggiornato e l’aggiornamento just in time delle spedizioni e degli arrivi.
3. LIMITARE GLI SPRECHI DI MAGAZZINO CON LA GESTIONE INTELLIGENTE DELLE SCORTE
Un’altra importante questione che emerge costantemente dalle nostre esperienze sul campo è la problematica degli sprechi di magazzino. Durante il processo di produzione ci sono diverse situazioni in cui i materiali o i prodotti possono essere danneggiati e compromessi, ma questi errori sono evitabili invece in fase di stoccaggio in magazzino.
Eppure, ancora oggi, nei magazzini di tante aziende alcuni prodotti devono essere svenduti o addirittura gettati, e queste sono le cause principali:
- troppo tempo trascorso in magazzino, (prodotti scaduti, questa causa colpisce soprattutto le aziende alimentari , farmaceutiche o in genere chi produce prodotti deperibili)
- imballaggi obsoleti (nuovi marchi, errori nelle etichette, certificazioni scadute ecc), questo generalmente causato da una cattiva comunicazione tra diversi reparti,
- imballaggi danneggiati, questo dovuto spesso ad una cattiva rotazione delle scorte e dell’eccesso di magazzino,
La nostra esperienza ci suggerisce inoltre che il fenomeno dello spreco è più comune nelle imprese di maggiori dimensioni, cioè le imprese che hanno magazzini di maggiori dimensioni, più prodotti da stoccare e più aree che dovrebbero comunicare meglio tra di loro e che dovrebbero avere piena trasparenza dei flussi di dati.
I software WMS (Warehouse Management System) e MES (Manufacturing execution systems), che siano in grado di gestire sia la parte della produzione che quella del magazzino, possono affrontare di petto questo problema e risolverlo, sia per le piccole che per la grandi aziende.
Un esempio pratico di come un software per la gestione del magazzino possa aiutare le aziende, è quello per cui si possono impostare delle regole di picking automatico in modo che il sistema faccia una rotazione delle scorte ciclica, leggendo ad esempio i dati del prodotto (scadenza, data di arrivo, tipologia di prodotto, ecc) attraverso un codice a barre. Il sistema, leggendo i codici a barre, possono monitorare lo stato del magazzino i modo automatico e aggiornare l’inventario in tempo reale, evitando che l’operatore faccia questo tipo di lavoro manualmente.
Il wms intelligente infine aumenta moltissimo l’efficienza in magazzino, ottimizzando percorsi e altra attività manuali nel processo.
In Conclusione
Gli sprechi e i costi di gestione elevati del magazzino sono le problematiche che più affliggono le aziende in tutto il mondo, fa riflettere che pur nell’impossibilità di eliminare le operazioni di magazzino dal bilancio aziendale per ovvi motivi, tante aziende ancora oggi si rifiutino di cercare soluzioni avanzate di tecnologia e automazione per ottimizzare le proprie risorse, ridurre tempistiche, costi e sprechi per rendere più efficiente il magazzino e, di conseguenza, il loro servizio al cliente.
I costi di ammodernamento sono spesso ammortizzabili nell’arco di 1-3 anni, ma i benefici che gli ammodernamenti apportano sono evidenti fin da subito in tutto il processo aziendale, dalla produzione alla spedizione. In un mercato sempre più competitivo, in termini di prestazioni e di servizi, scegliere di non stare al passo con i tempi, può significare restare indietro rispetto ai concorrenti. La vostra azienda ha scelto di guardare avanti?
