Un software gestionale per il magazzino o WMS (Warehouse Management System) è un programma che consente di tenere sotto controllo in tempo reale la posizione dei prodotti e la loro movimentazione, ma anche la disponibilità residua e la giacenza: in altre parole, traccia tutte le operazioni di magazzino. Vediamo nel dettaglio di che cosa si tratta.
Software gestionale di magazzino: che cos’è
Grazie a un software di gestione del magazzino, si ha la possibilità di ottimizzare le risorse, prevenire le inefficienze ed evitare errori. In questo modo il lavoro diventa veloce, puntuale ed accurato e i costi di gestione si riducono.
L’allocazione delle merci, per esempio, è regolata da strategie customizzate, il che vuol dire che i diversi prodotti vengono posizionati secondo un procedimento programmato con sequenze e logiche predefinite. In questo modo tutte le fasi gestionali e operative risultano semplificate e tracciate.
Con il WMS si può gestire anche il cross-docking, così che il magazzino si trasformi in un punto di passaggio dei prodotti, affinché lo stoccaggio non sia più necessario, ma la tracciabilità sia garantita.
Infine, è grazie ai WMS che il picking e il prelievo vengono effettuati in maniera razionale, a seconda delle varie necessità e, più in generale, delle caratteristiche del magazzino.
Ma quali sono, di preciso, le caratteristiche che un programma di questo tipo dovrebbe avere? Ecco cinque consigli da tenere a mente per trovare il miglior gestionale per il magazzino.
Intuitività del software
Un software di questo tipo dovrebbe essere intuitivo e quindi facile da utilizzare per tutti gli utenti. Non è detto che tutti i dipendenti di un’azienda abbiano particolare dimestichezza con i programmi informatici ed è per questo che il WMS deve essere studiato in modo da garantire una fruibilità ottimale da parte di chiunque.
I migliori programmi sono costruiti per andare incontro alle esigenze e alle abilità di chi non ha particolari conoscenze di carattere tecnico. L’intuitività dell’interfaccia implica che i comandi e le sezioni principali possano essere identificati con facilità e che i passaggi superflui siano evitati.
Alte prestazioni del software
Il miglior software gestionale per magazzino è quello che sa garantire gli standard di qualità più elevati e, soprattutto, sa adattarsi alle esigenze del magazzino stesso. Anche per questo motivo, è meglio evitare di affidarsi a coloro che offrono i programmi a basso prezzo.
Molto importanti sono le funzioni di entrata merce, per mezzo delle quali è possibile avere un controllo più efficace dei prodotti in ingresso, che così possono essere catalogati in modo veloce.
L’acquisizione dei dati logistici, per esempio, permette di tracciare i movimenti dei colli così che possano essere identificati in ogni istante: si tratta di raccogliere le informazioni relative al peso, alle date di scadenza, ai numeri di serie, ai lotti, e così via. Un programma di qualità consente, inoltre, di verificare che le merci in entrata siano coerenti con gli ordini effettuati e con i documenti di consegna.
L’etichettatura della merce e dei contenitori, infine, permette di codificare in modo univoco i prodotti, da un lato rendendo più rapide le operazioni e dall’altro lato rimuovendo potenziali errori, grazie alla lettura dei tag RFID o dei codici a barre.
Software su misura
I software gestionali per magazzino devono essere progettati e costruiti su misura a seconda delle necessità del magazzino: soluzioni personalizzate dunque, con funzioni diverse in base alle esigenze, anche per ciò che riguarda il processo di ubicazione della merce.
La scalabilità e la flessibilità sono due caratteristiche che non possono mancare in un software gestionale per magazzino. Al tempo stesso è importante che il programma possa essere modificato in caso di necessità, anche nella prospettiva di cambiamenti futuri. Quando si parla di scalabilità, si fa riferimento proprio all’adattabilità di un sistema alle necessità degli utenti e dell’azienda, che con il passare del tempo possono evolversi.
Software raggiungibile da tutti i dispositivi
A che cosa serve un software che può essere usato solo da pochi computer? Al giorno d’oggi praticamente a niente. Pertanto, ricorda di puntare su un programma raggiungibile da tutti i device: è essenziale che si possa accedere non solo da pc o laptop, ma anche da tablet o da smartphone.
Questo permette di non essere vincolati a pochi dispositivi ma garantisce a tutti un controllo ottimale e un monitoraggio efficace, anche da remoto, a favore di un’attività efficiente.
Supporto e assistenza
È fondamentale che la casa produttrice del software garantisca un servizio di assistenza ottimale e il necessario supporto. Non si può escludere a priori la possibilità che ci sia un inconveniente o un problema che richieda l’intervento del service; quindi è essenziale che esso sia il più possibile rapido ed efficiente.
Se quando si contatta l’assistenza clienti non si ottiene alcuna risposta e se non è nemmeno previsto un periodo di affiancamento e di formazione, forse è il caso di cambiare idea sul produttore. La consulenza non è un aspetto di secondo piano, ma è essenziale sia per ridurre al minimo il potenziale impatto di eventuali imprevisti, sia per instaurare una relazione di partnership il più possibile duratura e al tempo stesso produttiva e soddisfacente.
Il miglior gestionale di magazzino, pertanto, è quello che viene proposto da un referente che sia presente, disponibile e qualificato.
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